¿Sientes que no te alcanzan las horas para cumplir con los asuntos del trabajo? ¡A todos nos ha pasado! Por suerte, existen varias técnicas que ayudan a administrar el tiempo y aumentar la productividad laboral. En este artículo te contaremos algunas de las más útiles, sobre todo si sueles estar frente al computador.

Spoiler alert: ninguna técnica es efectiva si no tienes claras tus metas y trabajas con disciplina, constancia y compromiso.

Establecer prioridades

Definir qué tareas son las más importantes te permitirá tener una mejor visión de la situación, trazar un plan de acción con base en tus recursos y ser más efectivo.

Una de las técnicas más usadas para establecer prioridades es la Matriz de Eisenhower. Consiste en una representación gráfica con 4 cuadrantes:

  • En el primero se ubican las actividades importantes y urgentes que debes resolver cuanto antes porque influyen directamente en tus objetivos.
  • En el segundo están las tareas importantes, más no urgentes, que puedes planificar para fechas cercanas. Aquí entran actividades de investigación, de observación o nuevas propuestas para mejorar un proyecto.
  • En el tercero van las actividades urgentes, pero no tan importantes que puedas delegar a alguien más. Por ejemplo: pautar reuniones o responder correos y llamadas.
  • En el cuarto cuadrante están las tareas que no son urgentes ni importantes, por lo que no deberías prestarles demasiada atención. La solución para lidiar con esta clase de pendientes es reducirlos, dejarlos de hacer o proponer ideas alternas que sumen más valor.

No romper la cadena

Esta sencilla técnica consiste en definir qué actividad necesitas hacer diariamente y marcar una “X” en un calendario cada día que la hayas realizado.

La idea es armar una especie de cadena con las “X” y no romperla hasta haber alcanzado el objetivo.

Cada persona decide el grado de complejidad de la actividad y por cuánto tiempo la hará. Sin embargo, te contamos que un estudio de la Universidad de Londres rompió con el mito de que los hábitos se adquieren en 21 días y sugirió practicarlos por 66 días consecutivos.

Para lograr mejores resultados, te recomendamos usar un calendario grande y ubicarlo en un lugar muy visible para que te sirva de recordatorio y motivación.

¿Sabías Jerry Seinfield hizo famosa esta técnica? El comediante la usó cuando se propuso escribir al menos una frase divertida al día para mejorar sus monólogos.

Trabajar por bloques e incluir descansos

Para que el cerebro se concentre totalmente en una actividad necesita tiempo y energía. Por eso, es muy útil dividir las jornadas laborales en bloques de trabajo con períodos de descanso.

¿Qué es lo más importante? Respetar los lapsos de descanso (aunque los creas innecesarios) y armar bloques de trabajo ininterrumpidos y lo suficientemente largos como para “entrar en calor” y ser realmente eficiente.

Para comenzar puedes probar el Método Pomodoro que tiene su propio contador online. Este propone trabajar en bloques de 25 minutos con descansos de 5 minutos y tomar un descanso más largo luego de haber cumplido 4 ciclos de 25 minutos.

Te invitamos a hacer la prueba con diferentes tiempos y a evaluar tu productividad. Quizás prefieras armar bloques de trabajo un poco más largos para ciertas tareas o sumar unos minutos a tu descanso para estirarte o merendar.

¿Quedaste con ganas de más recomendaciones?

Aquí te compartimos 10 técnicas más:

1. “Comerse la rana primero”

Esta técnica hace alusión a una frase del escritor Mark Twain y consiste en realizar primero la actividad que creas más difícil o que menos te guste. ¡Una buena forma de evitar la procrastinación!

2. Dividir los proyectos más grandes

Un gran proyecto puede verse como un desafío interminable. Por eso, esta técnica propone separar una tarea grande en varias pequeñas y establecer horarios para cumplirlas. Incluso puedes delegar algunas de estas minitareas a otros miembros de tu equipo.

3. Reducir las distracciones

Para que tu atención esté 100% en el trabajo tienes que poner de tu parte y reducir las tentaciones. Evita tener a la vista objetos llamativos, dispositivos electrónicos encendidos o páginas webs que no tengan que ver con tu área laboral.

Si sientes la necesidad de revisar constantemente tus redes sociales, intenta establecer horarios fijos para hacerlo, silenciar o desactivar las notificaciones de tu celular, quitar la opción de inicio de sesión automático o usar alguna aplicación que bloquee el uso de estas plataformas temporalmente.

4. Cuidar tu espacio de trabajo

Nos referimos al espacio físico y virtual (tu computadora). Cuando ambos están ordenados, personalizados y acondicionados con las herramientas necesarias se trabaja mucho mejor y se evitan contratiempos.

5. Atender un asunto a la vez

La productividad laboral está directamente relacionada con nuestra cantidad de energía. Por eso, es importante que te concentres en culminar una tarea antes de empezar una nueva, de lo contrario corres el riesgo de dejar varias tareas a medias.

6. Hacer listas honestas

Si te gusta hacer listas de pendientes, asegúrate de escribir solo las tareas importantes que puedas cumplir en un día; sino puede que no te alcance el tiempo y te sientas frustrado. Entre 3 y 6 tareas es un número manejable.

7. Aprovechar las herramientas digitales

Automatizar algunos de tus procesos te hará la vida más fácil y te permitirá administrar el tiempo de manera más eficiente.

Aprovecha que, actualmente, hay aplicaciones para casi todo: escribir notas, usar calendarios, crear recordatorios, armar listas, programar reuniones o emails, hacer mapas mentales, corregir textos, buscar inspiración, etc. ¡Usa la tecnología a tu favor!

8. Planifica tu día (o tu semana) con antelación

Tomarte 10 minutos cada noche para planificar tu próximo día puede ayudarte a comenzar tu jornada con una mejor actitud y elevar tu productividad. Solo asegúrate de incluir en esta planificación tanto actividades laborales como de ocio (más adelante verás por qué te lo decimos).

Otra idea que suele funcionar bien es planificar toda la semana y “bloquear un día”.  Esto quiere decir que no programarás reuniones ni llamadas para esa fecha y que la usarás exclusivamente para atender tus pendientes.

9. Aplicar la regla de los 2 minutos

Si hay una tarea que puedes realizar en 2 minutos o menos, hazla de una vez. Si la dejas para el final del día, es más probable que se te olvide o que termines postergándola.

10. Prestar atención a tu salud

Aunque esta es la última recomendación de nuestra lista, nos atrevemos a decir que es las más importante.

Para rendir más en el trabajo y conseguir objetivos a largo plazo es indispensable equilibrar tu vida personal y profesional, además de gozar de buena salud física y mental.

Así llegamos al final de este artículo. Recuerda que, a medida que sepas de qué forma trabajas mejor, podrás elegir los métodos que te ayuden a impulsar tu potencial y aprovechar tus recursos más valiosos: tu tiempo y tu energía.

¿Conocías todas estas técnicas para aumentar la productividad laboral y optimizar el manejo del tiempo?

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